Arbeitsorganisation ist nicht einfach. Vor allem nicht im Home-Office. Das heißt: Eine gute Arbeitsorganisation ist nicht einfach. Sehr wohl kann man sich Arbeitsorganisation aber einfach machen. Wer seine Mitarbeiter dann zugleich noch in Zynismus schult, gibt ihnen eine Bewältigungsstrategie für das mitgelieferte Burn-out gleich mit. Praktisch, oder?

Die anhaltende Gesundheitskrise hat uns gelehrt: Our homes are not only our castles, but also our workplaces. Das Problem dabei: Wenn nun vieles durch digitale Mittel effizienter werden kann, die Kollegen und Vorgesetzten oft nur einen Klick entfernt sind, kollaborative Tools transparenten Wissens- und Meinungsaustausch ermöglichen – wie kann man es da noch schaffen, ausreichend ineffizient zu bleiben und dabei gleichzeitig das Arbeiten so anstrengend wie möglich zu gestalten? Immerhin kosten Mitarbeiter nicht wenig Geld, und dafür sollte eine gewisse Belastung schon drin sein. Also: Führungspersonen, holt euch mehr für das Geld, das eure Unternehmen den Mitarbeitern bezahlen! Ein paar Vorschläge …

Nutzen Sie möglichst viele unterschiedliche Tools

Eine gestandene Führungsperson bringt die Frage, welches Tool für eine bestimmte Kommunikation am geeignetsten ist, nur zu einem müden Lächeln. Denn sie weiß: Tools gibt es wie Sand am Meer, viele davon kostenlos. Welche Tools soll man also nutzen? Genau! Alle. Man wird nicht Meetings etwa generell auf Zoom planen, sondern eines auf Zoom, das nächste per Skype, wobei die Folgeabstimmung – man sollte immer alles möglichst häufig abstimmen – selbstverständlich in MS Teams oder über Webex zu erfolgen hat. Dasselbe gilt natürlich für Messenger-Plattformen. Optimalerweise führen Führungspersonen eine Liste, welche Mitarbeiter jeweils bestimmte Dienste nutzen sollen. Nach einer zufällig ausgewählten Zeitspanne werden diese Dienste gewechselt. Die Mitarbeiter wechseln heute durchschnittlich nur 23 Mal pro Tag zwischen unterschiedlichen Diensten, da gibt es also noch reichlich Luft nach oben – und sicher noch ein wenig Rest-Konzentration, die man abarbeiten kann.

Bleiben Sie als Führungskraft bei E-Mails

Die Führungspersonen selbst sollten sich daran aber nicht unbedingt beteiligen. Sie kommunizieren weiterhin per Mail, um die Mitarbeiter im asynchronen Arbeiten zu schulen – natürlich, ohne das jemals zu thematisieren. Transparenz ist hier einer der schlimmsten Feinde! Führungskräfte, die mehr von sich selbst verlangen, dürfen auch etwa per Mail die Info schicken, dass sie etwas auf WhatsApp mitgeteilt haben. Bestenfalls wartet in der WhatsApp-Nachricht eine Weiterleitung zu einem Trello-Board. Wer es gut anstellt, kann sogar dafür sorgen, dass auf Trello dann zeitgerecht die Info wartet, dass ein bestimmtes Thema per Mail geteilt wurde. So kann man auch gleich erkennen, welche Mitarbeiter Spaß verstehen. (Und die weiteren Anstrengungen entsprechend auf diese konzentrieren.) Achtung aber bei den Empfängern: Mails sollten zwar möglichst immer gleich an die ganze Organisation ausgeschickt werden, das birgt in diesen speziellen Fällen aber die Gefahr, dass die jeweiligen Mitarbeiter erkennen, woran die restlichen Teammitglieder gerade arbeiten. Im Notfall müssen die Massenmails ausreichend unklar formuliert werden.

Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern Sichtbarkeit

Wenn sich bisher nur die durchschnittlichen 87 % der Mitarbeiter im Home-Office ungesehen fühlen, haben Führungskräfte auch hier noch Raum nach oben. Es gilt, auch die letzten 13 % unsichtbar zu machen. Das klingt fordernd, ist im Home-Office aber leichter, als man denkt. Vor allem, da gleichzeitig viele Mitarbeiter über zu viele Meetings klagen. Ein gewiefter Geschäftsmann erkennt das Potenzial sofort: Es werden künftig tägliche Meetings mit Anwesenheitspflicht eingeführt, bestenfalls zu unpraktischen Tageszeiten. In diesen Meetings muss die Führungsperson dann ihre Kamera permanent ausschalten und sich für jede Antwort ungefähr zwei Minuten Bedenkzeit einräumen. Wer dann eine konstruktive Antwort gibt, hat offenbar noch immer nicht verstanden, worum es geht. Alternative Handlungsmöglichkeiten bieten sich speziell bei Mitarbeitern an, die Verbesserungsvorschläge einbringen wollen: In diesen Fällen enthält sich die Führungsperson einer Antwort und geht zum nächsten Thema über. Manchmal reicht es sogar, Geräusche zu senden, die das eigene Desinteresse aufzeigen. Das Blättern in Papier bietet sich dafür ebenso an wie leises Schnarchen oder unsystematisches Mausklicken.

Planen Sie systematisch doppelte Arbeit ein

Einer der großen Vorteile der digitalen Zusammenarbeit im Home-Office ist die Möglichkeit, Arbeiten doppelt erledigen zu lassen. Bisher kommen aber auch gute Teams nur auf ca. fünf Stunden Mehrarbeit in der Woche, die durch doppelte Arbeiten im Home-Office anfällt. Wenn man bedenkt, dass in 52 Wochen pro Jahr so 260 Stunden unnötiger Arbeit erledigt werden, klingt das schon ganz gut … würde ein Anfänger meinen. Erfahrene hingegen erkennen sofort, dass schon eine einzige Woche 168 Stunden hat, und wittern das schlummernde Potenzial. Hier kann noch wesentlich mehr verschwendet werden. Die Befolgung der oben angeführten Punkte 1 und 2 kann bereits viel erreichen. Wichtig ist hierbei nur, dass jeweils für dieselbe Aufgabe zuständige Personen nicht auf derselben Plattform agieren.

Halten Sie Abläufe niemals schriftlich fest

Auch durch Prozessoptimierungen könnten jede Woche mehr als sechs Stunden gespart werden – meinen vermeintlich kluge Köpfe, die das wahre Potenzial von Home-Office noch nicht erkannt haben. Wer es darauf anlegen will, die eigenen Mitarbeiter in Richtung Burn-out zu treiben, findet in der zusätzlichen Prozessverschlechterung eines der besten Mittel. Nur 60 % der Mitarbeiter fühlen sich dem Burn-out nahe. Auch hier, wie so oft beim Thema Home-Office: Ausreichend Raum nach oben! Dafür ganz wichtig: Niemals Abläufe schriftlich festhalten, und wenn doch, dann höchstens auf einem (analogen) Notizblock. (Wobei es auch dafür eigentlich keinen Grund gibt.) Bei Anweisungen an spezifische Mitarbeiter darf die E-Mail-only-Regel ausnahmsweise fallen. Diese sollten mündlich erfolgen. Weil direkte Kommunikation jedenfalls zu vermeiden ist, bestenfalls per Sprachnachricht.

Wer sich diese Vorschläge zu Herzen nimmt, schafft es meistens rasch, die Mitarbeiter ausreichend zu frustrieren. Mit den heutigen Möglichkeiten ist das keine Kunst mehr. Die Welt steht uns offen, auch von zu Hause aus – und zu deoptimieren gibt es immer etwas!

Spaß beiseite: Home-Office muss besser werden

Auch wenn das ein guter Stoff für ein paar schlechte Witze ist: Die meisten unter uns sind keine Sadisten, und hoffentlich auch nicht daran interessiert, die eigene Organisation zu sabotieren.

Sie ahnen es bereits: Alle Zahlen, die genannt wurden, stammen aus einer echten Umfrage mit immerhin 13.000 Befragten. Den gesamten Bericht mit dem Titel „Die Anatomie der Arbeit 2021“ gibt es hier. (Wer keine Lust auf die Registrierung hat, die für den Download erforderlich ist, kann auch den Artikel in der WiWo lesen, der einiges zusammenfasst.)

Abgesehen davon, dass im Home-Office sehr häufig sehr ineffizient gearbeitet wird, was auf Dauer viel Geld kostet, geht es in diesen Dingen auch um die Gesundheit. Statista zeigt, dass Burn-out etwa in Deutschland seit Jahren zunimmt. Von 2005 bis 2019 haben sich die Zahlen dazu verzehnfacht, was 2019 in 4,3 Millionen Krankheitstagen durch Burn-out resultierte.

Home-Office wird uns – in einem gewissen Ausmaß – auch in Zukunft begleiten. Und wir dürfen es nicht riskieren, dass gesundheitliche Probleme dadurch noch stärker zunehmen. Ob man bedroht ist, kann man etwa mit diesem Selbstcheck testen: Burn-out-Selbsttest. Weitere Infos findet man auch hier.

Effiziente Home-Office-Arbeit wird erfolgswichtig

Abgesehen von den gesundheitlichen Implikationen verschwenden ineffiziente Arbeitsorganisationen im Home-Office Ressourcen, die anderswo besser aufgehoben sind. Es ist sinnvoll, die Infrastrukturen möglichst schlank zu halten, und transparent – und auf jeden Fall schriftlich und für alle einsehbar – festzuhalten, welche Tools wofür genutzt werden sollen. Für uns Führungspersonen sollten solche Erhebungen fast schon peinlich sein – denn das Organisieren und Abstimmen sollte zu unseren Kernkompetenzen gehören. Wo es früher darum ging, beispielsweise (physische) Meetings zügig und effektiv abzuhalten, geht es heute eben oft auch darum, dasselbe für Online-Meetings zu tun.

Wer die oben angeschnittenen Themen im Blick behält, kann die Arbeit auch im Home-Office sinnvoll strukturieren und die Mitarbeiter am digitalen Tisch vereinen. Wenn Home-Office ein dauerhaftes Phänomen wird, dann wird es auch dauerhaft wichtig sein, mit diesen Themenstellungen und Herausforderungen gut umzugehen. Das können wir schaffen – wir werden dafür aber entsprechende Sensibilität aufbringen (oder entwickeln) müssen. Wenn die Produktivität im Home-Office sinkt, liegt das Problem oft nicht in den Mitarbeitern, sondern in Strukturen und Abläufen. Mancherort hapert es auch der Führungskultur.

In diesem Sinne: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht allein. Richten Sie regelmäßige Feedback-Runden ein, in denen Sie mit dem Team gemeinsam über die Arbeit im Home-Office reden. Wir machen so etwas gemeinhin viel zu selten – zweifellos mit ein Grund dafür, warum viele Mitarbeiter schon am eigentlichen Arbeitsplatz häufig skeptisch waren, wenn Digitalisierungs-Themen auf den Tisch kamen. Digitalisierung kann vieles besser machen. Aber paradoxerweise müssen wir den Menschen zuhören, wenn die Digitalisierung ihre Versprechen einlösen soll.

Falls Sie für diese Belange einen transformationserprobten Interim Manager als Digitalisierungs-Experten benötigen, kontaktieren Sie mich bitte jederzeit.

Beitragsbild: FXQuadro/Shutterstock

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